Четыре признака того, что вашему бизнесу нужно лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета

Четыре признака того, что вашему бизнесу нужно лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета

Представьте себе, что вы участвуете в забеге в кроссовках, которые вам малы. Поначалу они чувствуют себя комфортно, давая вам хватку и поддержку, необходимые для продвижения вперед. Но по мере того, как гонка продолжается, напряжение начинает сжимать, замедляя вас и делая каждый шаг более болезненным, ограничивая вашу способность добиться успеха. Это ограничение является реальностью, с которой сталкиваются многие малые и средние предприятия (SMB), когда они полагаются на базовое для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks. То, что когда-то казалось идеальным для начинающей компании, может быстро стать помехой по мере роста а, создавая препятствия для эффективности, принятия решений и, в конечном итоге, роста.

Хотя QuickBooks и подобные инструменты являются популярным выбором для стартапов и молодых компаний, может быть сложно распознать и того, что этих систем больше недостаточно. По мере усложнения ведения бизнеса программное обеспечение, которое когда-то казалось работоспособным, может начать проявлять свои ограничения, включая неэффективный ручной ввод данных, зависание системы, отсутствие синхронизации и неспособность масштабироваться для удовлетворения новых требований или рыночных изменений. Как предприятия малого и среднего бизнеса могут понять, что пришло время перейти к более надежному решению, и какие шаги им следует предпринять, чтобы обеспечить плавный переход?

Джон Кейс

Общие проблемы роста

Малый и средний бизнес является источником жизненной силы нашей экономики, представляя 99,9% всех предприятий США. Многие из этих предприятий сталкиваются с целым рядом проблем по мере масштабирования и роста. Понимая эти четыре контрольных признака, компании смогут лучше определить, когда они перерастают свои нынешние системы, и им необходимо рассмотреть альтернативные решения, которые помогут им преодолеть потолок роста.

Первым важным признаком и источником проблем для расширяющихся предприятий малого и среднего бизнеса являются трудности с составлением подробных финансовых и операционных отчетов в режиме реального времени. Традиционное бухгалтерское программное обеспечение часто не может предоставить информацию, необходимую для принятия стратегических решений. Например, растущей компании может быть сложно создавать индивидуальные отчеты, которые дают представление о конкретных линейках продуктов, региональных показателях или прибыльности клиентов. Это ограничение может задержать принятие решений, привести к упущенным возможностям и снизить общее конкурентное преимущество.

Второй признак появляется, когда малые и средние предприятия расширяются и обнаруживают, что их существующее программное обеспечение не может эффективно консолидировать данные между несколькими организациями. Финансовые данные, возможно, придется собирать вручную из различных источников или экземпляров и администраторов QuickBooks, что приводит к трудоемким процессам, более высокому риску ошибок и противоречивым данным во всей организации. Отсутствие централизованных данных может затруднить получение четкой картины общего финансового состояния или областей, нуждающихся в улучшении.

Третий признак связан с общим ростом, который стимулирует увеличение объемов и сложности транзакций. Традиционным системам бухгалтерского учета часто не хватает масштабируемости, чтобы эффективно справиться с этим увеличением. Бизнес, переживающий быстрый рост, может столкнуться с задержками в обработке транзакций, ограничениями мощности серверов данных, узкими местами при вводе данных и финансовыми неточностями. Эти проблемы могут повлиять на управление денежными потоками и поставить под угрозу удовлетворенность клиентов.

Четвертый признак заключается в том, что в существующей системе отсутствуют отраслевые инструменты, необходимые для достижения успеха в секторе компании и идти в ногу с конкурентным рынком. Компании могут столкнуться с необходимостью собирать исправленные решения для решения отраслевых проблем без полной интеграции. Это временное решение может привести к появлению разрозненных систем, несовпадению данных и изнурительной задаче ручного ввода данных. Например, производственная компания, использующая базовую ERP-систему, в которой отсутствуют специализированные инструменты планирования производства или управления запасами, вынуждена полагаться на автономное программное обеспечение или ручные процессы, чтобы заполнить пробелы. Такая зависимость снижает эффективность и конкурентоспособность.

Скрытые издержки использования устаревшего программного обеспечения

По мере роста предприятий малого и среднего бизнеса риски, связанные с устаревшим программным обеспечением, становятся все более очевидными. Помимо этих признаков и непосредственных болевых точек, таких как медленная обработка транзакций и отнимающая много времени отчетность, издержки отказа от обновления могут быть значительными и далеко идущими, влияя на прибыль бизнеса.

Базовым системам учета часто не хватает расширенных функций безопасности, что делает их более уязвимыми к кибератакам и утечкам данных. В условиях роста киберугроз эти уязвимости могут привести к компрометации финансовой информации, потере конфиденциальных данных клиентов и дорогостоящим усилиям по восстановлению.

Более того, использование устаревшего программного обеспечения может привести к снижению эффективности различных бизнес-функций. Ручной ввод данных, интеграция нескольких программ и разрозненные рабочие процессы могут привести к потере драгоценного времени и ресурсов. Со временем эта неэффективность накапливается, что приводит к увеличению эксплуатационных расходов, снижению производительности и упущенным возможностям роста.

Советы по переходу на комплексное решение для управления бизнесом

Первым шагом является признание этих болевых точек и риск бездействия. Следующим шагом является разработка стратегического плана с четкими и практическими шагами по переходу к более эффективному и надежному решению для управления бизнесом. Предприятиям малого и среднего бизнеса следует учитывать следующие советы при разработке этого плана:

Оцените потребности и цели вашего бизнеса: Руководители бизнеса должны тщательно оценить ограничения своего текущего программного обеспечения и определить конкретные потребности, такие как улучшение отчетности, управление проектами, повышенная безопасность или управление запасами в реальном времени. Создание контрольного списка обязательных функций может помочь определить правильную систему.

Оцените решения: При поиске новой системы рассмотрите доступные варианты, касающиеся масштабируемости, видимости и точности данных, возможностей интеграции и отраслевых функций. Исследование нескольких игроков и сравнение их функций, отзывов клиентов и цен имеет важное значение для обеспечения того, чтобы лица, принимающие решения, проявили должную осмотрительность.

Оцените уровень поддержки сообщества: Переход на новую систему имеет огромные преимущества, но также требует времени и ресурсов. Представители малого и среднего бизнеса хотят быть уверены, что после внедрения новой системы они будут использовать постоянные процессы поддержки, ресурсы и каналы для изучения передового опыта, бесплатного обучения и взаимодействия с разработчиками и другими клиентами, чтобы обеспечить максимальную выгоду компании от инвестиций в технологии. Учитывая, что внедрение новой технологии требует определенного периода обучения, такое обучение обеспечивает более плавный переход к новой системе и помогает членам команды стать более эффективными.

План миграции данных: Создание подробного плана переноса существующих данных из старой системы в новую является обязательным условием плавного перехода. Консультации с ИТ-специалистом или партнером по внедрению, чтобы избежать потери или повреждения данных во время миграции данных, могут помочь снизить риски.

По мере роста предприятий малого и среднего бизнеса они неизбежно сталкиваются с новыми проблемами, с которыми их первоначальные инструменты и программное обеспечение могут быть не в состоянии справиться. Базовое программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks, хотя и достаточное на ранних этапах, может стать барьером для роста из-за ограничений масштабируемости, отчетности, управления данными и безопасности. Признание признаков того, что ваш бизнес перерос существующую систему, имеет решающее значение для преодоления этих барьеров роста и поддержания конкурентоспособности.

Мы перечисляем лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса в Великобритании.

Эта статья была подготовлена ​​в рамках канала Expert Insights от TechRadarPro, где мы рассказываем о лучших и ярких умах современной технологической отрасли. Мнения, выраженные здесь, принадлежат автору и не обязательно совпадают с мнением TechRadarPro или Future plc. Если вы заинтересованы в участии, узнайте больше здесь: