Представьте себе, что вы участвуете в забеге в кроссовках, которые вам малы. Поначалу они чувствуют себя комфортно, давая вам хватку и поддержку, необходимые для продвижения вперед. Но по мере того, как гонка продолжается, напряжение начинает сжимать, замедляя вас и делая каждый шаг более болезненным, ограничивая вашу способность добиться успеха. Это ограничение является реальностью, с которой сталкиваются многие малые и средние предприятия (SMB), когда они полагаются на базовое программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks. То, что когда-то казалось идеальным для начинающей компании, может быстро стать помехой по мере роста бизнеса, создавая препятствия для эффективности, принятия решений и, в конечном итоге, роста.
Хотя QuickBooks и подобные инструменты являются популярным выбором для стартапов и молодых компаний, может быть сложно распознать признаки того, что этих систем больше недостаточно. По мере усложнения ведения бизнеса программное обеспечение, которое когда-то казалось работоспособным, может начать проявлять свои ограничения, включая неэффективный ручной ввод данных, зависание системы, отсутствие синхронизации и неспособность масштабироваться для удовлетворения новых требований или рыночных изменений. Как предприятия малого и среднего бизнеса могут понять, что пришло время перейти к более надежному решению, и какие шаги им следует предпринять, чтобы обеспечить плавный переход?
Общие проблемы роста
Малый и средний бизнес является источником жизненной силы нашей экономики, представляя 99,9% всех предприятий США. Многие из этих предприятий сталкиваются с целым рядом проблем по мере масштабирования и роста. Понимая эти четыре контрольных признака, компании смогут лучше определить, когда они перерастают свои нынешние системы, и им необходимо рассмотреть альтернативные решения, которые помогут им преодолеть потолок роста.
Первым важным признаком и источником проблем для расширяющихся предприятий малого и среднего бизнеса являются трудности с составлением подробных финансовых и операционных отчетов в режиме реального времени. Традиционное бухгалтерское программное обеспечение часто не может предоставить информацию, необходимую для принятия стратегических решений. Например, растущей компании может быть сложно создавать индивидуальные отчеты, которые дают представление о конкретных линейках продуктов, региональных показателях или прибыльности клиентов. Это ограничение может задержать принятие решений, привести к упущенным возможностям и снизить общее конкурентное преимущество.
Второй признак появляется, когда малые и средние предприятия расширяются и обнаруживают, что их существующее программное обеспечение не может эффективно консолидировать данные между несколькими организациями. Финансовые данные, возможно, придется собирать вручную из различных источников или экземпляров и администраторов QuickBooks, что приводит к трудоемким процессам, более высокому риску ошибок и противоречивым данным во всей организации. Отсутствие централизованных данных может затруднить получение четкой картины общего финансового состояния или областей, нуждающихся в улучшении.
Третий признак связан с общим ростом, который стимулирует увеличение объемов и сложности транзакций. Традиционным системам бухгалтерского учета часто не хватает масштабируемости, чтобы эффективно справиться с этим увеличением. Бизнес, переживающий быстрый рост, может столкнуться с задержками в обработке транзакций, ограничениями мощности серверов данных, узкими местами при вводе данных и финансовыми неточностями. Эти проблемы могут повлиять на управление денежными потоками и поставить под угрозу удовлетворенность клиентов.
Четвертый признак заключается в том, что в существующей системе отсутствуют отраслевые инструменты, необходимые для достижения успеха в секторе компании и идти в ногу с конкурентным рынком. Компании могут столкнуться с необходимостью собирать исправленные решения для решения отраслевых проблем без полной интеграции. Это временное решение может привести к появлению разрозненных систем, несовпадению данных и изнурительной задаче ручного ввода данных. Например, производственная компания, использующая базовую ERP-систему, в которой отсутствуют специализированные инструменты планирования производства или управления запасами, вынуждена полагаться на автономное программное обеспечение или ручные процессы, чтобы заполнить пробелы. Такая зависимость снижает эффективность и конкурентоспособность.
Скрытые издержки использования устаревшего программного обеспечения
По мере роста предприятий малого и среднего бизнеса риски, связанные с устаревшим программным обеспечением, становятся все более очевидными. Помимо этих признаков и непосредственных болевых точек, таких как медленная обработка транзакций и отнимающая много времени отчетность, издержки отказа от обновления могут быть значительными и далеко идущими, влияя на прибыль бизнеса.
Базовым системам учета часто не хватает расширенных функций безопасности, что делает их более уязвимыми к кибератакам и утечкам данных. В условиях роста киберугроз эти уязвимости могут привести к компрометации финансовой информации, потере конфиденциальных данных клиентов и дорогостоящим усилиям по восстановлению.
Более того, использование устаревшего программного обеспечения может привести к снижению эффективности различных бизнес-функций. Ручной ввод данных, интеграция нескольких программ и разрозненные рабочие процессы могут привести к потере драгоценного времени и ресурсов. Со временем эта неэффективность накапливается, что приводит к увеличению эксплуатационных расходов, снижению производительности и упущенным возможностям роста.
Советы по переходу на комплексное решение для управления бизнесом
Первым шагом является признание этих болевых точек и риск бездействия. Следующим шагом является разработка стратегического плана с четкими и практическими шагами по переходу к более эффективному и надежному решению для управления бизнесом. Предприятиям малого и среднего бизнеса следует учитывать следующие советы при разработке этого плана:
Оцените потребности и цели вашего бизнеса: Руководители бизнеса должны тщательно оценить ограничения своего текущего программного обеспечения и определить конкретные потребности, такие как улучшение отчетности, управление проектами, повышенная безопасность или управление запасами в реальном времени. Создание контрольного списка обязательных функций может помочь определить правильную систему.
Оцените решения: При поиске новой системы рассмотрите доступные варианты, касающиеся масштабируемости, видимости и точности данных, возможностей интеграции и отраслевых функций. Исследование нескольких игроков и сравнение их функций, отзывов клиентов и цен имеет важное значение для обеспечения того, чтобы лица, принимающие решения, проявили должную осмотрительность.
Оцените уровень поддержки сообщества: Переход на новую систему имеет огромные преимущества, но также требует времени и ресурсов. Представители малого и среднего бизнеса хотят быть уверены, что после внедрения новой системы они будут использовать постоянные процессы поддержки, ресурсы и каналы для изучения передового опыта, бесплатного обучения и взаимодействия с разработчиками и другими клиентами, чтобы обеспечить максимальную выгоду компании от инвестиций в технологии. Учитывая, что внедрение новой технологии требует определенного периода обучения, такое обучение обеспечивает более плавный переход к новой системе и помогает членам команды стать более эффективными.
План миграции данных: Создание подробного плана переноса существующих данных из старой системы в новую является обязательным условием плавного перехода. Консультации с ИТ-специалистом или партнером по внедрению, чтобы избежать потери или повреждения данных во время миграции данных, могут помочь снизить риски.
По мере роста предприятий малого и среднего бизнеса они неизбежно сталкиваются с новыми проблемами, с которыми их первоначальные инструменты и программное обеспечение могут быть не в состоянии справиться. Базовое программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks, хотя и достаточное на ранних этапах, может стать барьером для роста из-за ограничений масштабируемости, отчетности, управления данными и безопасности. Признание признаков того, что ваш бизнес перерос существующую систему, имеет решающее значение для преодоления этих барьеров роста и поддержания конкурентоспособности.
Мы перечисляем лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса в Великобритании.
Эта статья была подготовлена в рамках канала Expert Insights от TechRadarPro, где мы рассказываем о лучших и ярких умах современной технологической отрасли. Мнения, выраженные здесь, принадлежат автору и не обязательно совпадают с мнением TechRadarPro или Future plc. Если вы заинтересованы в участии, узнайте больше здесь: